Gerência de Tecnologia da Informação da Fundahc impulsiona melhorias internas com nova organização do fluxo de trabalho

Por: Jéssica Valerio

Foto: Ascom/Fundahc e Secplan/UFG

 

A Fundahc está dando passos significativos em direção à otimização de seus processos internos, graças à implementação de um novo fluxo de trabalho proposto pelo projeto ‘Aprimora Fundahc’, coordenado pelos professores Vicente Rocha e Eriberto Marin, servidores da Secretaria de Planejamento, Avaliação e Informações Institucionais (Secplan) da Universidade Federal de Goiás (UFG).

Ao longo de 3 meses, foram realizados encontros entre os membros do Aprimora e gestores da Fundahc com o objetivo de mapear os processos realizados e, a partir de então, redefini-los em um novo fluxograma para melhorar a eficiência nos atendimentos prestados na administração e nas unidades de saúde.

A primeira gerência a passar por esta etapa foi a de Tecnologia da Informação (TI). Participaram da atividade todos os gerentes da fundação, especialistas em administração, incluindo profissionais em modelagem de processos e o Diretor de Gestão de Projetos e Processos, Raphael Brandão, da Secplan e o Gerente de Tecnologia da Informação da Fundahc, Luiz Henrique Oliveira Cardoso.

Entre as melhorias alcançadas estão a construção da cadeia de valor da Fundahc, as definições dos processos organizacionais e do procedimento operacional padrão (POP). Além disso, foram determinadas as atribuições de cada membro da equipe de TI, pois as ordens de serviço abertas no sistema GLPI são direcionadas pela coordenação de suporte da área ao responsável, levando em consideração a função desempenhada pelo colaborador. 

“A demanda chega pelo sistema, conseguimos direcionar para o membro certo da equipe, visualizar o andamento deste chamado e trabalhar em nosso plano de ação devido a estes processos criados", comemora Luiz.

De acordo com o gerente, todas as mudanças trouxeram agilidade na rotina da TI. “O principal ganho, além da organização do setor, foi o aumento de desempenho porque, agora, conseguimos entregar mais atividades dentro de um curto espaço de tempo já que os processos estão bem definidos”, explica.

Segundo Raphael Brandão, as mudanças garantem eficiência na rotina da fundação. “Considerando que o método integra a cadeia de valor do órgão aos processos organizacionais, o resultado final é um fluxo de atividades que podem permear, de forma transversal e integrada, mais de uma área para obtenção de um serviço ofertado pela Fundahc. Por essa razão, acredito que esse tipo de mapeamento pode colaborar na otimização dos processos de trabalho nas diversas gerências da Fundahc, melhorando a integração entre as mesmas, tornando as atividades mais eficazes e efetivas, além de equipes mais motivadas e clientes mais satisfeitos”, diz. 

Cadeia de Valor da Fundahc

O projeto ‘Aprimora Fundahc’ definiu a cadeia de valor da fundação. Nela, constam informações sobre a finalidade da Fundahc e o público-alvo, apresentando os seguintes macroprocessos:

• Macroprocessos primários significa gerir projetos de ensino, pesquisa, extensão e inovação na área da saúde, além de gerir unidades e serviços de saúde, ou seja, a finalidade da Fundahc;
• Macroprocessos de apoio são aqueles que precisam existir para dar suporte aos processos primários para que a fundação exerça com êxito a sua finalidade. Exemplos: gerir consultoria jurídica institucional, planejamento e integridade, processos administrativo, financeiro e contábil, relacionamento institucional e de marketing e, por fim, tecnologia da informação.

Confira:

Macroprocesso, processos organizacionais e procedimento operacional padrão (POP) na Gerência de TI da Fundahc

O macroprocesso se refere aos principais serviços oferecidos pela Gerência de TI da Fundahc. São eles: 

• Atualizar sistema informatizado;
• Gerir infraestrutura de tecnologia da informação;
• Gerir suporte ao usuário; 
• Gerir demandas administrativas de tecnologia da informação. 

Entenda:

1. Cada um destes macroprocessos citados acima possui um ou mais processos organizacionais, que são as atividades desenvolvidas pela equipe;
2. Nos processos organizacionais, consta o procedimento operacional padrão (POP), que é o detalhamento das ações a serem feitas pela equipe de TI para atender a demanda relacionada ao macroprocesso. 

Vejas as figuras:

‘Atualizar sistema informatizado’ é um dos macroprocessos da TI.

O macroprocesso ‘atualizar sistema informatizado’ possui o processo organizacional apresentado na figura acima. Cada etapa tem o procedimento operacional padrão (POP) a ser seguido.

Reunião de alinhamento entre os membros da Secplan/UFG com a diretora-executiva da Fundahc, Lucilene Maria de Sousa
e o gerente administrativo, Cristiano Crispim.