Fundahc implementa Sistema Integrado Eletrônico para gestão de documentos

A Fundação de Apoio ao Hospital das Clínicas da Universidade Federal de Goiás (Fundahc/UFG) deu mais um passo para modernizar sua gestão documental com a implementação do Sistema Integrado Eletrônico (SIE). Desde o início de 2023, o SIE já está em operação no setor de compras da Fundahc, tendo sido desenvolvido internamente pela equipe de Tecnologia de Informação (TI) para atender à necessidade de maior controle sobre os processos, que antes eram manuais e menos ágeis. 

De acordo com Luiz Henrique de Oliveira Cardoso, gerente de TI da Fundahc, o novo módulo do sistema surge como uma resposta à necessidade de uma gestão mais eficaz dos documentos que transitam pela fundação. "Atualmente, fazemos todo o controle via e-mail, o que não é eficiente, considerando o volume gigantesco de documentos que recebemos diariamente, como ofícios, memorandos, convites e requisições", explica Luiz Henrique. O gerente afirma que o novo módulo  irá trazer mais eficiência e segurança à maneira como a Fundahc/UFG gerencia seus documentos, oferecendo mais controle e transparência aos processos internos.

A partir deste ano, a Fundahc está expandindo o SIE para outros módulos dentro da fundação, visando integrar todas as áreas, reduzir custos e adaptar os processos às necessidades específicas da instituição. "O SIE trouxe uma agilidade inédita para nossos processos de compras, que hoje são quase 100% realizados através do sistema, o próximo passo é expandir o sistema para todos os setores", explica Luiz Henrique.

Uma das grandes inovações do sistema é a possibilidade de integração com órgãos parceiros, permitindo que esses documentos sejam lançados diretamente no SIE. "Se conseguirmos que parceiros como a Secretaria de Estado da Saúde, Secretaria Municipal de Saúde e UFG façam o lançamento direto no sistema, já teremos um ganho gigantesco", destaca Luiz Henrique.

Luiz explica que o SIE permitirá a criação de processos documentais que identificam a origem, o destino e o tempo de tramitação dos documentos, além de permitir o monitoramento pela secretaria responsável. "A ideia é que cada documento seja registrado no sistema assim que chegar, possibilitando um controle gerencial completo", afirma o gerente. 

O novo módulo foi apresentado para diretora-executiva da Fundahc/UFG, Lucilene Maria de Sousa, que parabenizou a equipe por mais esse avanço. "A Fundahc cresceu muito no último ano e esse crescimento exige investimentos em diversas áreas. Para é uma alegria ver que mais um projeto nosso saiu do papel. Parabéns a toda equipe de tecnologia de informação, e vamos em frente porque temos muito a consquistar", disse a diretora. 

Implantação 

No entanto, a implantação será gradual. Luiz, explica que, inicialmente, o acesso ao SIE será restrito aos gestores e coordenadores, que estarão à frente do processo de digitalização e controle documental. "Estamos finalizando o cronograma de implantação e, em aproximadamente 20 dias, as principais áreas já estarão utilizando o sistema", informa Luiz Henrique.

Entre os principais benefícios do SIE, destaca-se a digitalização total dos documentos e a facilidade de consulta ao histórico de processos. "Vamos sair do papel e do uso de e-mail para utilizar apenas o sistema, no qual teremos todo o histórico registrado, com prazos, responsáveis e ações tomadas, o que permitirá uma resposta mais ágil e eficiente às demandas", explica Luiz Henrique.

Para a  coordenadora administrativa Atalita Márcia Alves da Silva Leles,  com a implantação do SIE, os processos serão conduzidos com mais eficiência e controle das ações, tanto da Secretaria Geral quanto das gerências envolvidas na gestão das demandas. “A chegada do SIE nos permitirá centralizar os documentos em um único lugar, de forma mais segura e organizada, facilitando as buscas e as visualizações de modo prático e inteligente”, afirma. 

Com essa iniciativa, a Fundahc dá um importante passo rumo à modernização e eficiência de sua gestão documental, garantindo mais transparência e controle nos processos internos e fortalecendo as parcerias institucionais.

Texto e Foto: Thalita Braga